Validade Jurídica dos Documentos Assinados na DocSales

LEGISLAÇÃO

Em 17 de Junho de 2020, o Governo publicou a Medida Provisória 983/2020 que estabelece critérios para a assinatura eletrônica de documentos públicos. 

Esta MP prevê três tipos de assinatura: a simples, a avançada e a qualificada. Baseadas no padrão europeu, tem como parâmetros os níveis de risco da documentação, informação ou serviço específico que é assinado.

Até a data da publicação desta Medida Provisória, não havia legislação que esclarecesse a validade jurídica das assinaturas digitais, ficando a cargo do entendimento jurisprudencial (histórico de julgamentos nas diversas instâncias) para que fosse certificada a validade das assinaturas digitais. Para documentos públicos, era obrigatório o uso de certificado digital (e-CPF) no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), para que fossem aceitas legalmente as assinaturas eletrônicas de documentos. Mas isso mudou!

Tipos de Assinatura

A nova medida provisória prevê 3 tipos de assinatura, e para cada uma, os documentos compatíveis:

ASSINATURA SIMPLES
A assinatura simples permite conferir dados básicos pessoais de quem assina. Deve ser aplicada em transações de baixo risco e relevância que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo. Alguns exemplos são o requerimento de informações, agendamento de atendimentos, entre outros.

Realizando a analogia, para documentos privados, entre empresas ou pessoas físicas, a assinatura simples tem validade para propostas comerciais e termos de compromisso simples, sem a assunção de grande responsabilidade.

ASSINATURA AVANÇADA
A assinatura avançada, está vinculada de uma forma inequívoca ao indivíduo que irá assinar. Deverá ter elementos de segurança para garantir a integridade do documento e detectar qualquer alteração posterior a assinatura.

Este tipo de assinatura é aceita em transações que envolvam informações protegidas por grau de sigilo como registro de atos societários. Pode ser utilizada para assinatura de contratos de qualquer espécie, incluindo os de trabalho, compras, venda, parcerias, entre outros.

O DocSales fornece todos os elementos para a assinatura avançada, e por consequência, da assinatura simples.

ASSINATURA QUALIFICADA
A assinatura eletrônica qualificada tem a exigência de ser realizada com certificado digital (e-CPF) emitido pela cadeira ICP-Brasil, conforme a antiga Medida Provisória no. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Para documentos públicos, utiliza-se obrigatoriamente nos atos de transferência e registro de bens imóveis, como a compra e venda de uma casa ou terreno. Também é de caráter obrigatório na assinatura de atos normativos dos chefes e titulares de poder, ministros de Estado e órgãos constitucionalmente autônomos. Entretanto para documentos privados, a assinatura qualificada é desnecessária em praticamente todos os atos, inclusive societários.

Relação entre os tipos de assinatura e a DocSales

Na DocSales, é possível realizar as assinaturas simples e avançada.
Como é que o DocSales garante a validade jurídica?
A validade jurídica da assinatura digital avançada (e tudo o que vale para a avançada, também vale para a simples) é pautada em 3 pilares:

1 – IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES
A identificação das partes no DocSales (para assinatura simples e avançada) pode ser feita de várias formas: (a) através do uso de endereços de mail corporativos, onde o domínio (o nome que vem depois do @ pertence a uma única empresa) ou (b) Através do número de celular enviado por whatsapp associado ao endereço IP do celular em que a assinatura foi realizada, e (d) do timestamp (data e hora em que o evento da assinatura ocorreu).
Quando enviado por email, o usuário que o acessa tem obrigatoriamente algum vínculo – que pode ser rastreado e comprovado – com dada empresa (seja como colaborador, sócio ou outro) e o endereço de email foi criado pelo administrador da rede, nominalmente à aquela pessoa que o acesso utilizando senha pessoal, secreta e intransferível.
É exatamente o mesmo processo de identificação do certificado digital, entretanto nesse caso, a entidade autenticadora é a companhia e não a certificadora.

Quando enviado por whatsapp, a companhia telefônica responde pela identificação do proprietário daquele número, que é nominal a qualquer indivíduo com CPF.

2 – INTEGRIDADE DO DOCUMENTO
Na DocSales, a integridade e segurança do documento exigidas na assinatura avançada, é garantida de diversas formas.

a) O DocSales gera o PDF do documento assinado por todas as partes e o criptografa utilizando certificado digital ICP-Brasil. O certificado do DocSales é AATL (Adobe Approved Trust List) ou Lista de confiança aprovada da Adobe. confira detalhes no site da Adobe (https://helpx.adobe.com/br/acrobat/kb/approved-trust-list2.html). Com esse recurso, ao abrir o PDF assinado pelo DocSales, o Adobe Reader já reconhece o certificado como fonte confiável e mostra uma tarja azul indicado que o certificado está válido:

b) Geramos, na última página do documento, um resumo de todos os atos e informações para validação do documento:

Alternativamente, a assinatura do DocSales pode exigir que a assinatura digitalizada seja anexada ao documento, desta forma, além de todas as validações que mencionamos nesse documento, ainda teremos a assinatura gráfica do signatário:

c) Todos os documentos assinados ficam armazenados no nosso cofre criptografado com uma chave (hash) de acesso único a ele.

Essa chave fica registrada no rodapé do documento e no comprovante de assinatura, ao final dele.

d) Todo documento assinado pelo DocSales recebe um CERTIFICADO DE ASSINATURA. Nele é possível atestar a chave criptográfica do documento assinado e possui todos os dados para sua validação:

e) Todo documento assinado pelo DocSales pode ser verificado através do VALIDADOR, que pode ser acessado via endereço https://web.docsales.com/validator

3 – NÃO REPÚDIO

O princípio da irretratabilidade, mais conhecido como princípio do não repúdio, garante que uma pessoa ou entidade não possa negar a autoria da informação fornecida ou da assinatura realizada.

É preciso um sistema que confie os dados e compartilhe com todos os presentes na negociação. Esse fator de confiança é conhecido como Não-repúdio.

Ele é importante dentro das negociações eletrônicas porque previne que algumas das partes neguem ou contestem uma transação após ela realizada. O Não-repúdio diante da lei se define como uma evidência suficiente para ser utilizada perante a autoridade legal.

Ou seja, o ato de repudiar algo caracteriza negar que aquilo existe, por isso que são usados métodos criptográficos a fim de impedir indivíduos ou entidades, neguem a ação relacionada aos dados.

O Docsales fornece ferramentas para garantir que as partes não aleguem desconhecimento do documento assinado:

a) Concordância com a assinatura digital

Ao assinar um documento usando o DocSales, o usuário precisa concordar expressamente que está de acordo com a assinatura digital:

b) Prova / Contra-Prova

No momento da assinatura, o sistema anexa o PDF do documento e envia por e-mail para todos os envolvidos, incluindo também o link com a chave criptográfica (hash) para deixar registrados para todos qual documento foi assinado. Isso gera a prova/contra-prova do conteúdo do documento assinado, pois todos os signatários recebem cópia do documento final assinado.

Perguntas Frequentes

O documento assinado eletronicamente possui validade?

Sim! Desde que seja possível a comprovação da autenticidade (certeza de autoria) e integridade (veracidade do conteúdo) do documento como um todo, aí incluindo a assinatura nele constante.

O nosso sistema jurídico tem como premissa a liberdade das formas dos contratos. Dessa forma, se a Lei não apresentar regras específicas para a validade de determinado documento, ele será tido como válido, independentemente da metodologia utilizada para redigi-lo ou assiná-lo.

Isso significa que, como regra geral, se as partes concordarem com a assinatura eletrônica, o documento é plenamente válido e passível de ser admitido como prova pelo Poder Judiciário.

É possível a utilização de documentos eletrônicos como prova sob a égide do ordenamento jurídico brasileiro?

Sim, uma vez que os princípios do livre convencimento motivado do juiz e da atipicidade dos meios de prova vigoram na legislação brasileira e permitem a aceitação de documentos não especificados em lei como meios de prova.

Posso contar com a DocSales para garantir que o documento eletrônico possua validade jurídica?

Sim! Os mecanismos de autenticação oferecidos e as informações coletadas pela DocSales por meio de seu sistema de assinatura eletrônica são totalmente capazes de conferir segurança jurídica aos seus documentos, uma vez que comprovam sua autenticidade e integridade, por meio das informações coletadas quando da assinatura e armazenadas acerca do documento.

Qual a diferença entre o DocSales e empresas como DocuSign e HelloSign?

DocuSign e HelloSign fornecem assinatura eletrônica. Nós também. Embora a assinatura eletrônica o ajude a fechar negócios, você precisa chegar primeiro. DocSales é um sistema completo de formalização de vendas para gerenciar todo o processo; desde a criação de seus documentos de vendas e negociação do acordo até a assinatura eletrônica do contrato.